48. Potrzebujesz pomocy prawnej? Skorzystaj z usług doświadczonych prawników. Art. 48. o rach. - Ustawa o rachunkowości - 1. Informacja dodatkowa powinna zawierać istotne dane i objaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe odpowiadało warunkom określonym w art. 4 ust. 1, a w szczególności obejmować: Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (1) Art. 45. 1. Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych,o którym mowa w art. 12 ust. 2, oraz na inny dzień bilansowy, stosującodpowiednio, z zastrzeżeniem ust. 1a i 1b, zasady wyceny aktywów i pasywóworaz ustalania wyniku finansowego, określone w Obserwuj akt. Rozdział 9. Odpowiedzialność karna. Art. 77. Przepis karny. Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do: 1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych, Obowiązkowe elementy opisu. Art. 21 ustawy o rachunkowości wskazuje, że faktura (dowód księgowy) na odwrocie w ramach opisu powinna zawierać takie elementy jak: określenie rodzaju dowodu i numeru identyfikacyjnego faktury, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, wraz ze wskazaniem nazw i adresów, opis operacji wraz z jej Podstawa prawna: art. 3 ust. 1a pkt 4 ustawy o rachunkowości. 5. Przedsiębiorstwo w spadku, w którym na dzień poprzedzający dzień otwarcia spadku prowadzone były księgi rachunkowe. Warunki: Na dzień poprzedzający dzień otwarcia spadku jednostka była jednostką mikro. Podstawa prawna: art. 3 ust. 1a pkt 5 ustawy o rachunkowości. 6. 21. Elementy dowodu księgowego. Dz.U.2023.0.120 t.j. - Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; Fotolia. REKLAMA. Przepisy ustawy o rachunkowości nakazują wykazywanie w księgach rachunkowych różnic kursowych „per saldo”, jako przychodów lub kosztów w rachunku zysków i strat. Bezpośrednią konsekwencją odesłania do przepisów o rachunkowości w przypadku wyboru tzw. metody rachunkowej ustalania różnic kursowych jest Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. (publikacja: Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.) (tekst ujednolicony przez redakcję) Art. 1. Ustawa określa zasady rachunkowości oraz zasady wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Art. 1. 3. W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego, jednostki, inne niż wymienione w art. 2 ust. 3, mogą stosować MSR. Skorzystaj z usług doświadczonych prawników. Art. 70. o rach. - Ustawa o rachunkowości - 1. Kierownik jednostki, o której mowa w art. 64, do której nie ma zastosowania art. 69, jest obowiązany złożyć wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, PAFR. Zapisy ustawy o rachunkowości wskazują na konieczność sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, czyli na obowiązek dekretacji. W poniższym artykule omawiamy, jak wygląda dekretacja dokumentów księgowych oraz czy można zastąpić ręczne adnotacje zapisem o rachunkowości wskazuje wprost, że dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie:miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (tzw. dekretacja dokumentów księgowych),podpisu osoby odpowiedzialnej za powyższy 21 ust 1. Ustawy o rachunkowości:Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;Opisanie sposobu ujęcia dokumentu w księgach dotyczy wskazania:daty, pod którą dowód został zewidencjonowany w księgach rachunkowych,kont, na których zapis zostanie dokonany oraz stron Wn i Ma,ewidencji analitycznej, jeśli taka jest prowadzona,wartości operacji gospodarczej. Dodatkowo osoba, która dokonuje dekretacji, powinna się pod nią podpisać, w celu potwierdzenia okresu i sposobu przypadku gdy dekretacja dokumentów księgowych dokonywana jest ręcznie, często korzysta się z gotowych pieczątek. Wtedy też wystarczy uzupełnić wymagane informacje o sposobie księgowania oraz podpisy osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową, a także za jakim celu stosowana jest dekretacja dokumentów księgowychPrzeprowadzana kontrola potwierdzona dekretacją ma na celu sprawdzenie rzetelności i kompletności dowodu księgowego, a także określenie, czy jest on wolny od błędów rachunkowych. Kontrola przeprowadzana jest w zakresie:merytorycznym - sprawdzana jest zgodność treści dokumentu pod kątem rzeczywistego przebiegu opisanej transakcji. Kontroli tej dokonuje zwykle kierownik działu, którego wydatek dotyczy. Zatem dział księgowy powinien otrzymać informację, czy zakup taki faktycznie miał miejsce oraz czy wartość z faktury jest poprawna;rachunkowym - dokonywana jest już przez dział księgowy. Ma na celu sprawdzenie poprawności wyliczeń na otrzymanym dokumencie (np. przeliczeń wartości netto, VAT i brutto, szczególnie jeśli dokument wystawiany jest ręcznie);formalnym - polega na sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy. Dekretacja dokumentów księgowych w formie elektronicznejUstawa o rachunkowości wskazuje w art. 21 ust. 1a, że dekretacja dokumentów księgowych nie jest obowiązkowa wprost na dowodzie księgowym, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. System komputerowy powinien jednak generować wydruk zawierający wszystkie niezbędne elementy, w tym powiązanie z zapisami w dzienniku (numer pozycji). Nie ma zatem potrzeby powielania tych samych informacji, zapisując je ręcznie na dowodzie powyższym stanowiskiem opowiedział się już 10 lutego 2006 roku Urząd Skarbowy w Krośnie (interpretacja indywidualna nr sygn. PDP 4211/IN/CIT/6/2006), który stwierdził:“(...) w sytuacji używania przez waszą spółkę programu komputerowego, który pozwala na wydruk dekretu zawierającego informację o sposobie ujęcia każdego dokumentu w księgach rachunkowych oraz inne informacje pozwalające na powiązanie wydruku dekretu z dowodem księgowym, wówczas możliwe jest odstąpienie od ręcznego dekretowania dowodów księgowych. W powyższym przypadku, konieczne jest trwałe dołączenie wydruku dekretu do dokumentu stanowiącego dowód źródłowy”.Formę sprawdzenia dowodu i sposób dekretacji powinna opisywać sporządzona dla danej jednostki polityka rachunkowości (art. 10 ustawy o rachunkowości).W przypadku prowadzenia ewidencji księgowej w oparciu o ustawę o rachunkowości, należy pamiętać, że dekretacja dokumentów księgowych jest obowiązkowa. Kierownik jednostki podejmuje natomiast decyzję uwzględnioną w polityce rachunkowości, czy dekret powinien zostać naniesiony ręcznie na każdym z dowodów, czy też wyłącznie w formie elektronicznej, przy korzystaniu z systemu komputerowego do prowadzenia ewidencji księgowej. Jednorazowy odpis amortyzacyjny w świetle prawa bilansowego może być ujęty w księgach rachunkowych jedynie na skutek zastosowanych uproszczeń, o ile nie wpływa to ujemnie na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki. Amortyzacja bilansowa Bilansowe zasady amortyzacji środka trwałego zasadniczo nie przewidują jednorazowej amortyzacji. Bezpośrednia możliwość dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego została przewidziana jedynie w przypadku określonym przez art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), który dotyczy środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej. Jedynie w tym przypadku, z uwagi na nieistotną wartość początkową środka trwałego, można ustalać odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe w sposób uproszczony, tj. w drodze jednorazowego odpisu jego wartości początkowej. Czytaj także: Jak skorygować odpisy amortyzacyjne Nie wyklucza to jednak całkowicie możliwości bilansowego uwzględnienia jednorazowego odpisu. Może on bowiem nastąpić na podstawie zasady ogólnej dotyczącej uproszczeń, określonej w art. 4 ust. 1 i ust. 4 uor. Przepisy te przyznają jednostkom możliwość stosowania uproszczeń, o ile nie wywierają one istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku w zakresie rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Przy czym rodzaj i zakres tych uproszczeń powinien wynikać z przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości. Ustawa o rachunkowości nie wskazuje na okoliczności czy warunki, których wystąpienie powoduje, że zdarzenie należy uznać za takie, które ma istotny wpływ na sprawozdanie finansowe roku, którego dotyczy. Dlatego każda jednostka powinna samodzielnie ustalić obowiązujące progi istotności i ująć je w stosowanych zasadach (polityce) rachunkowości. Określenie progu istotności Autopromocja Specjalna oferta letnia Pełen dostęp do treści "Rzeczpospolitej" za 5,90 zł/miesiąc KUP TERAZ Przy określaniu progu istotności można posiłkować się metodami wykorzystywanymi przez biegłych rewidentów podczas badania rocznych sprawozdań finansowych, które pozwalają np. przyjąć, że jeśli błąd powoduje zmianę wyniku finansowego do 5 proc., to jest on uznawany za nieistotny. Wysokość progów istotności może być także uzależniona od innych kryteriów, w tym np. od: przychodów ze sprzedaży, zysku brutto, sumy bilansowej, itd. Określając próg istotności zdarzenia można przyjąć, że zdarzenie nie jest istotne jeśli nie przekracza na przykład: - 0,5 proc. – 1 proc. przychodów ze sprzedaży, - 2 proc. – 4 proc. wyniku na działalności operacyjnej, - 5 proc. wyniku finansowego netto, - 0,5 proc. sumy bilansowej, - 1,5 proc. kapitałów własnych, itd. - Nie można jednak pominąć faktu, że nawet jeśli poszczególne błędy, zostaną uznane na podstawie tych kryteriów za nieistotne, to ich suma o podobnym charakterze może już być istotna i wpływać na zniekształcenie rocznego sprawozdania finansowego jednostki. Jeżeli zatem dokonany jednorazowy podatkowy odpis amortyzacyjny, stanowi dla celów bilansowych – na podstawie przyjętych przez jednostkę kryteriów – wartość nieistotną, to na zasadzie uproszczenia, o którym mowa w art. 4 ust. 4 uor, odpis ten może być w tej samej wysokości dokonany także dla celów bilansowych. Podstawa do zaliczenia jednorazowego podatkowego odpisu amortyzacyjnego do kosztów bilansowych powinna wynikać z przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości. Rozwiązania podatkowe Dla przedsiębiorców, którzy nakłady na nabyty środek trwały chcą jak najszybciej rozliczyć w kosztach podatkowych, atrakcyjnym rozwiązaniem jest jednorazowy odpis amortyzacyjny. Dla celów podatku dochodowego środki trwałe mogą być amortyzowane metodą: - jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, o której mowa w art. 16k ust. 7–13 ustawy o CIT oraz art. 22k ust. 7–13 ustawy o PIT, do której w ramach rocznego limitu o równowartości 50 000 euro mają prawo mali podatnicy oraz podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej, - jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, o której mowa w art. 16k ust. 14–21 ustawy o CIT oraz art. 22k ust. 14–21 ustawy o PIT, do której w ramach rocznego limitu 100 000 zł mają prawo wszyscy podatnicy. Do jednorazowej amortyzacji środka trwałego w ramach rocznego limitu 50 000 euro są uprawnieni podatnicy, którzy w roku podatkowym rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej lub posiadają status małego podatnika. W 2019 r. małym podatnikiem jest podatnik, u którego wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą należnego podatku od towarów i usług) nie przekroczyła w 2018 r. kwoty 5 135 000 zł. Prawo do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego nie obejmuje jednak wszystkich podatników rozpoczynających działalność. Wyłączenia w tym zakresie zostały zawarte w art. 16k ust. 11 ustawy o CIT oraz art. 22k ust. 11 ustawy o PIT i dotyczą podatników utworzonych w wyniku przekształcenia, połączenia lub podziału podatników. Jednorazowy odpis amortyzacyjny dotyczy środków trwałych zaliczonych do grupy 3–8 według Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) z wyłączeniem samochodów osobowych. Odpisu tego można dokonać w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych pod warunkiem, że do tego czasu łączna wartość odpisów amortyzacyjnych nie przekroczyła rocznego limitu jednorazowej amortyzacji o równowartości kwoty 50 000 euro (w 2019 r. limit ten po przeliczeniu na złotówki wynosi 214 000 zł). Do podanego limitu nie wlicza się odpisów amortyzacyjnych od nieprzekraczającej 10 000 zł wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o których mowa w art. 16f ust. 3 ustawy o CIT oraz art. 22f ust. 3 ustawy o PIT. Jednorazowego odpisu można dokonać nie wcześniej niż w miesiącu, w którym nastąpiło wprowadzenie środka trwałego do ewidencji środków trwałych, lub stosować zasady określone w art. 16h ust. 4 ustawy o CIT i art. 22h ust. 4 ustawy o PIT, które uprawniają do dokonania jednorazowego odpisu na koniec roku podatkowego. Jeżeli wartość początkowa środka trwałego przekracza limit jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, to wówczas w następnym roku (lub latach) środek ten podlega amortyzacji według metody liniowej, o której mowa w art. 16i ustawy o CIT lub art. 22i ustawy o PIT lub metody degresywnej, o której mowa w art. 16k ust. 1 ustawy o CIT lub art. 22k ust. 1 ustawy o PIT. Suma odpisów amortyzacyjnych, w tym dokonanych w pierwszym roku podatkowym oraz niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, nie może przekroczyć wartości początkowej tych środków trwałych. Limit odpisów w księgach Prawo do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w ramach rocznego limitu 50 000 euro dotyczy małych podatników oraz podmiotów, które rozpoczęły działalność gospodarczą w roku podatkowym. W przypadku małych podatników, którym przysługuje prawo do jednorazowej podatkowej amortyzacji środka trwałego na podstawie art. 22k ust. 7-13 ustawy o PIT oraz art. 16k ust. 7-13 ustawy o PIT, jednorazowe obciążenie wyniku finansowego, z uwagi na wysokość kwoty, zazwyczaj zniekształca ten wynik i ujemnie wpływa na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Dlatego w ich przypadku zasadne jest na ogół dokonanie jednorazowego odpisu w rozliczeniach podatkowych, ale dla celów bilansowych jednostka powinna naliczać amortyzację według ogólnych zasad określonych w art. 32 ust. 1 uor. - Przykład 1. Podatkowa i bilansowa amortyzacja u małego podatnika Na początku sierpnia spółka kapitałowa, będąca małym podatnikiem w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym, przyjęła do używania na podstawie umowy leasingu finansowego maszynę sklasyfikowaną w grupie 5 według KŚT. Maszyna, o wartości początkowej 120 000 zł, została wprowadzona do ewidencji środków trwałych w sierpniu. CIT/PIT. Dla celów podatku dochodowego firma dokonała jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w sierpniu, zaliczając do kosztów podatkowych kwotę 120 000 zł (odpis dokonany w tym miesiącu nie spowodował przekroczenia rocznego limitu o równowartości 50 000 euro). UOR. Dla celów bilansowych jednostka przyjęła, że maszyna będzie używana przez 8 lat (okres ekonomicznej użyteczności), wobec czego przyjęła roczną stawkę amortyzacyjną w wysokości 12,5 proc. Wartość rocznego odpisu amortyzacyjnego wynosiła 15 000 zł, a miesięcznego - 1250 zł. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4. Zapisy w księgach rachunkowych sierpnia: 1. OT – przyjęcie maszyny do używania Wn „Środki trwałe – leasing finansowy" 120 000 zł Ma „Rozrachunki z finansującym – z tytułu przedmiotu leasingu" 120 000 zł 2. PK – miesięczny odpis amortyzacyjny Wn „Amortyzacja" 1250 zł Ma „Odpisy umorzeniowe środków trwałych – leasing finansowy" 1250 zł Prawo do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego nie jest uzależnione od formy nabycia środka trwałego. W związku z tym możliwość jednorazowego odpisu amortyzacyjnego dotyczy nie tylko środków trwałych zakupionych przez podatnika na własność, ale także środków przyjętych do używania na podstawie umowy leasingu finansowego, co prezentuje Przykład 1. Chociaż w tym przypadku formalnym właścicielem rzeczowego składnika majątku pozostaje finansujący, to korzystającemu przysługuje prawo do podatkowej i bilansowej amortyzacji środka trwałego. Przykład 2. Podatkowa i bilansowa amortyzacja u podatnika, KTÓRY ROZPOCZĄŁ PROWADZENIE DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ W DANYM ROKU Spółka kapitałowa rozpoczęła w tym roku działalność gospodarczą. W lipcu firma zakupiła samochód ciężarowy o wartości początkowej 98 000 zł. Środek trwały został przyjęty do używania i wprowadzony do ewidencji środków trwałych w lipcu. CIT/PIT. Dla celów podatku dochodowego firma w lipcu dokonała jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, zaliczając do kosztów podatkowych kwotę 98 000 zł (odpis dokonany w tym miesiącu nie spowodował przekroczenia rocznego limitu o równowartości 50 000 euro). UOR. Jednostka zastosowała uproszczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 1 i ust. 4 uor polegające na przyjęciu do celów bilansowych amortyzacji podatkowej. Według kryteriów przyjętych przez jednostkę zastosowanie tego uproszczenia nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4. Zapisy w księgach rachunkowych lipca: 1. OT – przyjęcie samochodu ciężarowego do używania Wn „Środki trwałe" 98 000 zł Ma „Rozliczenie zakupu" 98 000 zł 2. PK – jednorazowy odpis amortyzacyjny Wn „Amortyzacja" 98 000 zł Ma „Odpisy umorzeniowe środków trwałych" 98 000 zł Każdy podatnik, bez względu na wielkość osiąganych przychodów, może dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego od wartości początkowej nabytych fabrycznie nowych środków trwałych, które zostały zaliczone do grupy 3-6 i 8 według KŚT. Odpisu tego można dokonać w roku podatkowym, w którym środki trwałe zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 000 zł. Limit w kwocie 100 000 zł obejmuje sumę odpisów amortyzacyjnych i wpłaty (zaliczki) na poczet nabycia środka trwałego, o której mowa w art. 15 ust. 1zd ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1s ustawy o PIT, zaliczonej do kosztów uzyskania przychodów. Zaliczkę na poczet nabycia fabrycznie nowego środka trwałego, która została zaliczona do kosztów podatkowych, należy uwzględnić w limicie 100 000 zł dokonanego w roku ujęcia środka trwałego w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Przepisy dotyczące jednorazowej amortyzacji fabrycznie nowych środków trwałych stosuje się pod warunkiem, że: 1) wartość początkowa jednego środka trwałego, nabytego w roku podatkowym, wynosi co najmniej 10 000 zł lub 2) łączna wartość początkowa co najmniej dwóch środków trwałych, nabytych w roku podatkowym, wynosi co najmniej 10 000 zł, a wartość początkowa każdego z nich przekracza 3500 zł. Przykład 3. PODATKOWA I BILANSOWA AMORTYZACJA FABRYCZNIE NOWEGO ŚRODKA TRWAŁEGO Jednostka w lipcu nabyła fabrycznie nowy środek trwały zaliczony do grupy 6 według KŚT, który w tym samym miesiącu został przyjęty do używania i wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Jego wartość początkowa wynosiła 76 000 zł. PIT/CIT. Dla celów podatku dochodowego firma zastosowała jednorazowy odpis amortyzacyjny w ramach rocznego limitu 100 000 zł. UOR. Jednostka zastosowała uproszczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 1 i ust. 4 uor polegające na przyjęciu dla celów bilansowych amortyzacji podatkowej. W ocenie jednostki zastosowanie tego uproszczenia nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy. Zapisy w księgach rachunkowych lipca: 1. OT – przyjęcie środka trwałego do używania Wn „Środki trwałe" 76 000 zł Ma „Rozliczenie zakupu" 76 000 zł 2. PK – jednorazowy odpis amortyzacyjny Wn „Amortyzacja" 76 000 zł Ma „Odpisy umorzeniowe środków trwałych" 76 000 zł Autorka jest ekspertem w zakresie rachunkowości i podatków podstawa prawna: ustawa z 21 lipca 1991 r., o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 1509 ze zm.) podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 351) podstawa prawna: ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 865 ze zm.) 23 kwietnia 2012 Pytanie Według instrukcji obiegu dokumentów dokumenty zewnętrzne (faktury, rachunki) są sprawdzane pod względem merytorycznym przez kierownika odpowiedzialnego za dokonanie operacji gospodarczej. Następnie dokument podlega kontroli formalno-rachunkowej przez głównego księgowego lub upoważnionego przez niego pracownika księgowości. Przed dokonaniem przelewu faktura jest zatwierdzana do wypłaty przez głównego księgowego i kierownika jednostki organizacyjnej. Czy dokument taki musi być zatwierdzany do wypłaty przez głównego księgowego i kierownika jednostki? Czy istnieją przepisy regulujące tę kwestię? Czy wystarczy tylko kontrola merytoryczna i formalno-rachunkowa? Odpowiedź Proszę zwrócić uwagę, że ustawa o rachunkowości nie reguluje zasad kontroli dokumentów oraz zatwierdzania ich do wypłaty. W zależności od wielkości oraz struktury organizacyjnej jednostka powinna we własnym zakresie przyjąć rozwiązania zapewniające prawidłowość i bezpieczeństwo realizowanych przez nią procesów finansowych. Przypomnijmy, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (art. 21 ust. 1 pkt 6 uor). Jeżeli jednostka uzna za zbędne zamieszczanie na dowodzie informacji, na podstawie której dowód zatwierdzany jest do wypłaty, wówczas konieczne będzie zmodyfikowanie przyjętej instrukcji obiegu dokumentów. Podstawa prawna: art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) – uor.